Deux documents sont essentiels pour l'établissement d'une relation commerciale :
1/ Le cahier des charges :
- permet d'identifier les besoins précis de l'entreprise
- permet de définir le champ d'action du prestataire
- permet de quantifier le volume horaire nécessaire à la réalisation de la mission
- permet de budgétiser l'opération
Il devra mentionner :
* les espaces, les surfaces et les matériaux devant etre régulièrement nettoyés : bureaux, salles de réunions, atelier, cafétéria, sols, sanitaires....
* la fréquence des interventions : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle
Une visite des lieux doit être organisée pour visualiser les locaux.
2/ Le contrat de nettoyage :
Il devra faire apparaitre une obligation de résultat servant à attester de la qualité de la prestation et de sa conformité définie sur le cahier des charges.
Il devra également faire figurer l'engagement de la part de la société de nettoyage qui devra réaliser une série de contrôle qualité pour attester de la bonne conduite des opérations.